Een medicatieafspraak is het voorstel van een voorschrijver tot gebruik van medicatie, waarmee de patiënt akkoord is. Ook de afspraak om het medicatiegebruik te stoppen wordt als medicatieafspraak gezien. Een medicatieafspraak hoort altijd bij één medicamenteuze behandeling.
De afspraken rondom het maken van een medicatieafspraak gelden zowel in de klinische als in de ambulante setting.VE28
Nieuwe medicatieafspraak
Het voorschrijven van een nieuw geneesmiddel resulteert altijd in een nieuwe medicatieafspraak.
Bij het maken van een nieuwe medicatieafspraak kunnen verschillende gegevens ingevuld worden:
- Algemeen, o.a. het geneesmiddel en de reden van voorschrijven;
- Gebruiksperiode, a. startdatum en stopdatum;
- Dosering, o.a. doseerinstructies en toedientijden.
Startdatum en stopdatum
Als onderdeel van de gebruiksperiode in de medicatieafspraak kunnen de start- en stopdatum van de medicatie ingevuld worden. Over het invullen van een start- en stopdatum in een nieuwe medicatieafspraak zijn de volgende afspraken gemaakt:
- De voorschrijver registreert de beoogde startdatum van de medicatieafspraak op de dag dat het gebruik zou moeten starten. VE07
- De voorschrijver is voor geen enkel geneesmiddel verplicht om bij de start van de medicatieafspraak een stopdatum in te vullen. VO10
Het is afhankelijk van de reden van voorschrijven, de situatie en de behandeling of een geneesmiddel een stopdatum heeft en het invullen van een stopdatum is daarom optioneel. De beoogde gebruiksduur dient wel geregistreerd te worden. Enkel bij medicatie voor onbepaalde duur wordt alleen een ingangsdatum aangegeven.
Doseerinstructies en toedientijden
Als onderdeel van de dosering in de medicatieafspraak kunnen doseerinstructies en toedientijden ingevuld worden. Over het invullen van doseerinstructies in een nieuwe medicatieafspraak is de volgende afspraak gemaakt:
- De voorschrijver legt doseerschema’s met op- en afbouwschema’s zoveel mogelijk gestructureerd/gecodeerd vast, bij voorkeur in één medicatieafspraak.VO36
Omdat het op dit moment niet mogelijk is het beleid omtrent infusen en (kortwerkende) insuline uit te wisselen via de informatiestandaard Medicatieproces 9, geldt voor nu onderstaande afspraak:
- De huidige werkwijzen bij infusen en beleid bij (kortwerkende) insuline (zoals aparte protocollen/noteren in zorgplan) blijven gehandhaafd totdat er andere oplossingen zijn. In de toelichting van de medicatieafspraak kan verwezen worden naar schema’s of protocollen voor infusen en (kortwerkende) insuline. Het geneesmiddel zelf staat wel vermeld in de medicatieafspraak, maar de verdere samenstelling (zoals oplosmiddelen) niet.VO37
Over het invullen van toedientijden in een nieuwe medicatieafspraak zijn de volgende afspraken gemaakt:
- De voorschrijver die (al dan niet door verplichting in het elektronisch voorschrijf systeem) toedientijden in de medicatieafspraak meestuurt, beschouwt deze toedientijden standaard als flexibel. VO16
- De voorschrijver die toedientijden in de medicatieafspraak meestuurt legt actief vast (bij voorkeur middels een vinkje) als exacte toedientijden nodig zijn. VO17
Bij flexibele toedientijden wordt uitgegaan van een marge van 1 uur voor en na de (richt)toedientijd waarbinnen de zorgverlener zou mogen afwijken. Bij exacte toedientijden wordt uitgegaan van een marge van 0,5 uur voor en na de (richt)toedientijd waarbinnen de zorgverlener zou mogen afwijken.
De voorschrijver merkt een moment gebonden inname (zoals 30 minuten voor ontbijt innemen) niet aan als exact, maar als flexibel. Een moment gebonden inname is namelijk niet gebonden aan een exacte tijd maar wel gebonden aan een exact moment.
Spoedsituaties
Te allen tijde geldt dat het de professionele verantwoordelijkheid van de voorschrijver is om in spoedeisende situaties geneesmiddelen voor te schrijven, ook al zijn niet alle medicatiegegevens (volledig) aanwezig.
Bij een spoedsituatie in de ambulante setting gelden de volgende afspraken:
- De voorschrijver registreert bij een eenmalige toediening uit de werkvoorraad een medicatieafspraak en verstrekkingsverzoek op naam van de patiënt. VE14
- De voorschrijver registreert bij een toediening uit de werkvoorraad, welke ook voortgezet gaat worden, een medicatieafspraak en verstrekkingsverzoek op naam van de patiënt. Indien in de spoedsituatie een medicament met andere PRK-dosering of HPK is gegeven dan het oorspronkelijke medicament in de medicatieafspraak, wordt hier geen aparte medicatieafspraak van geregistreerd. VE15
Vervolgens kan de apotheker de medicatieafspraak en het verstrekkingsverzoek verwerken en wordt de registratielast bij de voorschrijver verminderd.
Bij een spoedsituatie in de klinische setting geldt de volgende afspraak:
- De voorschrijver kan in de klinische setting een medicatieafspraak registreren bij een eenmalige toediening. De registratie van medicatietoediening is ook voldoende, als het maar herleidbaar is wie de opdracht heeft gegeven. VE34
Medische noodzaak
- Indien de voorschrijver medicatie (met specifiek handelsproductcode) voorschrijft met een medische noodzaak, dan volstaat de aanduiding ‘medische noodzaak bij voorkeur met toelichting. Dit is van belang zodat de verstrekker op de hoogte is van de medische noodzaak en kan acteren op de toedieningsafspraak naar aanleiding hiervan. Hierover zijn in het Traject Verantwoord Wisselen afspraken gemaakt, zie deze link. VE12
GDS medicatie
Voor medicatie in GDS (Geïndividualiseerd Distributie Systeem) gelden de volgende aanvullende afspraken:
- De voorschrijver accordeert het beleid dat GDS voor de patiënt wordt ingezet door middel van het registreren van een GDS kenmerk op patiëntniveau. VE18
Voor de apotheker is dit belangrijk zodat het akkoord van de voorschrijver gebruikt kan worden bij de declaratie naar de zorgverzekeraar.
Wanneer een nieuwe medicatieafspraak wordt gemaakt voor GDS-medicatie, kan de voorschrijver kiezen voor start per volgende GDS-rol of per direct. Wanneer gekozen is voor per direct zal de medicatie los worden geleverd tot aan de eerstvolgende GDS-rol. In de medicatieafspraak kan worden aangegeven of er direct gestart wordt met de medicatie of per volgende rolwissel. Hierbij hoort de volgende afspraak:
- De voorschrijver haalt een indicatie van de datum van de volgende rolwissel uit de laatste medicatieverstrekking. VE27
Zo kan de voorschrijver beredeneren of de medicatieafspraak per direct of per volgende rolwissel wil laten ingaan.
Continueren medicatie
In de ambulante situatie kan de medicatieafspraak gecontinueerd worden als er bijvoorbeeld sprake is van een herhaalrecept. Er is dan alleen een nieuw verstrekkingsverzoek nodig (zie processtap ‘maken verstrekkingsverzoek’).
Bij doorlopende/continue medicatie gelden de volgende afspraken:
- De voorschrijver gebruikt bij doorlopende medicatie niet de stopdatum van een medicatieafspraak als trigger voor een medicatie-evaluatiemoment of controlemoment, omdat bij doorlopende medicatie de medicatieafspraak voor onbepaalde tijd wordt gemaakt (dus zonder stopdatum). VO09
- Bij continue medicatie met een (lang) interval, zoals cytostatica of medicatie die maar één keer per jaar gebruikt wordt, wordt in de medicatieafspraak alleen de stopdatum ingevoerd op het moment dat de medicatie daadwerkelijk stopt. Tijdens het interval blijft de medicatieafspraak dus actueel, zodat medicatiebewaking door kan lopen en een volledig en actueel medicatieoverzicht kan worden behouden. VO38
Als medicatie vanuit de ambulante setting tijdens een klinische opname ongewijzigd wordt door gebruikt, gelden de afspraken zoals omschreven bij opname en ontslag.
Stoppen van de medicatieafspraak
Medicatie wordt gestopt door het maken van een stop-medicatieafspraak binnen dezelfde medicamenteuze behandeling. De reden van het stoppen wordt in deze medicatieafspraak vastgelegd. De medicatie kan per direct of in de toekomst worden gestopt. Voor een medicatieafspraak waarin al direct een stopdatum is afgesproken, bijvoorbeeld in geval van een kuur, is geen aanvullende stop-medicatieafspraak nodig (zie voorbeeld FO).
De stop-medicatieafspraak is een kopie van de bestaande medicatieafspraak en bevat:
- Een stopdatum;
- Een eigen auteur;
- Een eigen afspraakdatum;
- Stoptype ‘definitief’;
- Verwijzing naar de specifieke medicatieafspraak die gestopt wordt (toekomstige medicatieafspraken blijven bestaan) OF geen verwijzing waardoor de complete medicamenteuze behandeling (inclusief reeds gemaakte toekomstige medicatieafspraken) wordt gestopt;
- Een eigen reden voor stoppen;
- Als stopdatum de datum waarop de medicatieafspraak eindigt (De stopdatum kan ook in de toekomst liggen).
Voor het stoppen van de medicatieafspraak zijn de volgende afspraken gemaakt:
Tijdelijk onderbreken en hervatten van medicatie
Het tijdelijk onderbreken van medicatie is het stoppen van het medicatiegebruik gedurende een bepaalde, vooraf bekende of onbekende, periode. De tijdelijke stop kan per direct of in de toekomst plaatsvinden. In de periode van onderbreken blijft de medicatie relevant voor medicatiebewaking in verband met het mogelijk hervatten in de toekomst.
Bij een tijdelijke onderbreking zijn er twee medicatieafspraken:
- Een stop-medicatieafspraak met stoptype ‘tijdelijk’, in tegenstelling tot het stoptype ‘definitief’ bij het stoppen van medicatie. Net als bij het definitief stoppen van de medicatieafspraak, wordt de reden van onderbreking in de stop-medicatieafspraak vastgelegd;
- Voor het hervatten van de medicatie wordt een nieuwe medicatieafspraak gemaakt met eventueel de reden van hervatting.
Wijzigen medicatie
Bij een (toekomstige) wijziging in de dosering van medicatie wordt er een technische stop-medicatieafspraak gemaakt en een nieuwe medicatieafspraak met de wijziging. In de nieuwe medicatieafspraak kan de reden van de wijziging worden opgenomen en (zo mogelijk) een verwijzing naar de oorspronkelijke medicatieafspraak. Hierbij geldt de volgende afspraak:
- De voorschrijver die zijn eigen of andermans medicatieafspraak (tijdelijk) stopt of wijzigt vult optioneel de reden van stop/wijzigen in, indien deze reden tenzij het wel relevant is om blijkt te zijn om deze reden uit te wisselen in de keten. Dit is aan de zorgverlener om in te schatten. VO14
Het wijzigen van een medicatieafspraak kan onder andere betrekking hebben op:
- De dosering;
- De sterkte van het geneesmiddel;
- De toedieningswijze;
- De duur (bijvoorbeeld een verlenging van de therapie);
- De verantwoordelijk voorschrijver.
Bij een overstap naar een geheel ander geneesmiddel is er in principe sprake van het overstappen op een andere medicamenteuze behandeling. In dat geval stopt de voorschrijver de bestaande behandeling en start een nieuwe. Wijzigingen worden, bij gelijkblijvende PRK, vastgelegd onder dezelfde medicamenteuze behandeling. Bij wijziging van PRK zal er ook een nieuwe medicamenteuze behandeling gestart worden.
Bij een wijziging in verantwoordelijke voorschrijver hoort de volgende afspraak:
- De voorschrijver neemt de medicatieafspraak van een andere voorschrijver over indien de verantwoordelijkheid van het behandelbeleid van de medicatieafspraak ook over wordt genomen. Zo is het duidelijk wie verantwoordelijk is, wie het aanspreekpunt is en dat voor de zorgverlener en de patiënt het medicatieoverzicht duidelijk is. VO8
Corrigeren/annuleren medicatieafspraak
Indien er een fout is gemaakt door de voorschrijver en de medicatieafspraak al wel gedeeld is met andere zorgverleners dan corrigeert of annuleert de voorschrijver deze foutieve medicatieafspraak met een stop-medicatieafspraak met als reden ‘foutieve registratie’. Vervolgens maakt de voorschrijver een nieuwe medicatieafspraak onder dezelfde medicamenteuze behandeling met de juiste informatie. De voorschrijver informeert de apotheker en eventuele medebehandelaars actief hierover en stelt de stop-medicatieafspraak en nieuwe medicatieafspraak beschikbaar.