Afhankelijk van softwareleverancier
Migratie is de interne omzetting van een informatiesysteem naar een Medicatieproces 9-datamodel. Alle data moeten worden gemigreerd van het oude naar het nieuwe systeem. De migratie van een zorginformatiesysteem naar Medicatieproces 9 verloopt per softwareleverancier anders. Ook de impact van de migratie op het zorgproces zal per leverancier enorm verschillen. Daarom is het van belang om als zorgaanbieder in een vroeg stadium met je leverancier in gesprek te gaan.
Daar waar mogelijk zijn op inhoud generieke afspraken met de leveranciers gemaakt. De overige migratie-activiteiten moeten zorgaanbieder en leverancier zelf met elkaar afstemmen.
Vier stappen
Het proces van migratie tot implementatie bestaat uit vier stappen:
- Migratie: Het overzetten van de eigen data naar het Medicatieproces-9-datamodel
- Beschikbaar stellen: het moment waarop een systeem Medicatieproces 9- bouwstenen gaat sturen/beschikbaar stellen
- Raadplegen: het proces van het opvragen van beschikbare medicatiegegevens, zowel de nieuwe Medicatieproces 9-gegevens als de oude EDIFACT/Medicatieproces 6.12-gegevens.
- Reconciliëren: Het samenbrengen en ontdubbelen van beschikbare gegevens met de ontvangen gegevens met als doel een overzichtelijk medicatiedossier op te bouwen. Samenhangende medicatiegegevens worden aan elkaar gerelateerd en worden zoveel mogelijk automatisch ontdubbeld. Waar dat niet mogelijk is, is tussenkomst van de voorschrijver of apotheker noodzakelijk.
Raadplegen en reconciliëren zijn nauw aan elkaar verwant en vormen samen met het gesprek met de patiënt/cliënt de verificatie.
De volgorde van de stappen kan variëren per soort zorginformatiesysteem. Bekijk de implementatiedocumentatie voor leveranciers voor meer uitleg.
Leidraad migratie
Aan de hand van onderstaande punten kun je samen met je softwareleverancier de migratie voorbereiden.
Migratieplan
Maak met je leverancier een migratieplan, waarin je onder andere afspraken maakt over:
- de migratiestrategie (bijvoorbeeld hele systeem in 1 keer, of migreren per patiënt);
- eventuele opschoonacties om na de migratie correcte data beschikbaar te stellen;
- eventuele andere (handmatige) acties na de migratie, wanneer deze plaats moeten vinden (direct of kan het even wachten) en wie deze uitvoert (leverancier of zorgaanbieder), zodat bemensing hiervoor tijdig kan worden geregeld;
- de medisch inhoudelijke migratie van gegevens. Er moet bepaald worden of er nog aanvullende detailafspraken nodig zijn bovenop de punten die al in de werkstroom zijn vastgesteld (migratie van stopdatum, dosering en auteur);
- of de hele historie wordt gemigreerd.
Testplan
Maak met je leverancier een testplan voor de migratie, waarin je onder andere afspraken maakt over
- het aantal testmigraties;
- de testmomenten (ook in relatie met en eventuele impact op andere lopende testen);
- de testomgevingen;
- het type testen (tellingen, spiegeltesten, functionele testen).
In een spiegeltest controleer je steekproefsgewijs of een dossier voor en na de migratie nog dezelfde gegevens bevat. Dus of er geen onbedoelde wijzigingen in het dossier zijn ontstaan. Het is aan te raden deze spiegeltesten goed voor te bereiden, door vooraf dossiers te selecteren die relevante gegevens bevatten (bijvoorbeeld een simpele dosering, een wat complexere en een op- of afbouwschema, verschillende toedieningswegen, verschillende farmaceutische vormen (vloeibaar, pil, ampul, et cetera), vrije tekst notities et cetera.)
Vraag ook aan je leverancier om mee te denken welke gegevens relevant zijn. Ook de datasets en de mappingspagina kunnen hierbij worden gebruikt als achtergrondinformatie.
Go-live voorbereiding
Tijdens de go-live vindt de migratie van de productieomgeving plaats. De stappen die worden doorlopen hangen onder andere af van de migratiestrategie.
- Maak met je leverancier een go-live-draaiboek voor de migratie. In het go-live-draaiboek voor de migratie staan de detailstappen beschreven die tijdens de migratie van de productieomgeving worden doorlopen. In dit draaiboek staat ook een rollback plan/noodscenario voor als de migratie mislukt;
- Bespreek of er tijdens de migratie digitaal gewerkt kan worden, of dat er een tijdelijke (papieren) noodprocedure nodig is;
- Voor apothekers: na de migratie van het AIS moeten gegevens van patiënten worden gereconcilieerd (ontdubbeld). Identificeer vooraf ‘risico-/toedienpatiënten’ waarvoor direct reconciliatie noodzakelijk is. Bespreek daarnaast met je leverancier of er functionaliteit beschikbaar is om na migratie voor de ‘risico-/toedienpatiënten’ op een efficiënte manier de reconciliatie uit te voeren.
Achtergrondinformatie
- Bekijk de video-opname van de informatiesessie over migratie voor zorgaanbieders.
- Bekijk de implementatiedocumentatie over migratie en hybride voor softwareleveranciers
- Bekijk de factsheet over de hybride situatie
Blijf op de hoogte
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van het laatste nieuws (6 keer per jaar).
Contact
Veelgestelde vragen
Wat zegt de wet over de snelheid waarmee je als zorgverlener meldingen over medicatiegegevens moet oplossen/afhandelen?
De snelheid van afhandeling is belangrijk voor de continuïteit van zorg. Alle betrokken zorgverleners moeten handelen volgens het principe ‘zo snel als nodig’, met een maximale termijn van 24 uur. Dit zorgt voor patiëntveiligheid en goede voortgang van zorg. Als technische ondersteuning niet goed werkt, moeten zorgverleners handmatig zorgen voor tijdige overdracht van medicatiegegevens. In bijzondere situaties, zoals spoedeisende zorg of overplaatsing, gelden specifieke richtlijnen om de continuïteit en veiligheid te waarborgen. Vraag altijd bij je eigen zorginstelling na welke afspraken er voor jou gelden.
Wat zijn ketenafspraken en hoe zijn deze tot stand gekomen?
De ketenafspraken slaan de brug tussen de zorginformatiesystemen en de dagelijkse praktijk van de zorgprofessional. Een deel van de ketenafspraken gaat over wat zorgverleners moeten doen om goede medicatieoverdracht in de keten te bereiken. Het zijn afspraken over het werkproces van de zorgverleners. Daarnaast zijn er afspraken over de gebruiksvriendelijkheid van de zorginformatiesystemen.
De ketenafspraken zijn gemaakt in de kernteams. In de kernteams zitten vertegenwoordigers van de negen zorgsectoren die deelnemen aan het programma Medicatieoverdracht. Ook patiënten- en cliëntenorganisaties en de leveranciers van zorginformatiesystemen beslissen mee. Een afvaardiging van leveranciers adviseert of de ketenafspraak impact heeft op de software, zodat het gegarandeerd is dat een afspraak technisch haalbaar is.
Voor meer informatie zie de factsheet.
Wat is afgesproken in het Integraal Zorgakkoord met betrekking tot medicatiegegevens?
Onderstaand wordt per afspraak in het Integraal Zorgakkoord (IZA) besproken wat het raakvlak is met de gegevensuitwisselingen die door het programma Medicatieoverdracht worden geïmplementeerd.
- Eenheid van taal en eenduidige gestandaardiseerde registratie is geborgd binnen de informatiestandaarden van Medicatieproces 9, Lab voor medicatie en CiO.
- Uitwisseling van Zibs via FHIR. Leveranciers betrokken bij het programma zijn geïnformeerd over de gewenste transitie naar FHIR. De overgang wordt gefaciliteerd door de transformatiedienst van VZVZ. Die zorgt voor vertaling tussen CDA en FHIR over en weer. Voor communicatie naar de patiënt wordt conform het MedMij-stelsel gebruik gemaakt van FHIR.
- Burgers beschikken over eigen gegevens via PGO (dat is tevens een verplichting vanuit de Wegiz). De patiënt is integraal onderdeel van Medicatieoverdracht, als sector in het implementatieprogramma en via use cases in de informatiestandaarden. In de Kickstart wordt de use case ‘medicatiegegevens beschikbaar stellen’ getoetst met 3 PGO’s.
- Er wordt bij de ontwikkeling van informatiestandaarden gebruik gemaakt van (open) internationale standaarden, waar mogelijk. Vanuit het programma en de informatiestandaarden wordt deelgenomen aan HL7 Europe en IHE-werkgroepen en worden de EHDS-ontwikkelingen gevolgd. Zie Q&A over de EHDS.
- VWS onderzoekt de verplichting van landelijke infranetwerken en gemeenschappelijke netwerken. Het programma Medicatieoverdracht stelt eisen aan de infrastructuur. Onderdeel daarvan is bijvoorbeeld het gebruikmaken van generieke functies (zie vraag 6). Er is daarnaast goed contact met de programma’s Landelijk Dekkend Netwerk en Landelijk VertrouwensStelsel van VWS. Medicatieoverdracht is als casus ingebracht in die programma’s.
- Zorgaanbieders verbinden zich aan door VWS vastgestelde oplossingen voor de 6 generieke functies: toestemming, identificatie, authenticatie, autorisatie, lokalisering en adressering. Binnen het programma Medicatieoverdracht zijn afspraken gemaakt over de invulling van deze generieke functies, in aansluiting op de resultaten van het programma Generieke Functies. Toekomstbestendig UZI is daar onderdeel van.
- Alle kerngegevens, inclusief medicatie, labuitslagen en contra-indicaties, zijn binnen 24 uur na registratie beschikbaar. Het beschikbaar stellen van medicatiegegevens is het doel van het programma Medicatieoverdracht. Registratie moet (waar mogelijk) realtime plaatsvinden na behandeling of beschikbaar komen.
- Opzet landelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van VWS gericht op ondersteuning van zorgaanbieders en leveranciers bij de implementatie van: Landelijke infrastructuur en Eenheid van taal (primair en secundair). Het programma Medicatieoverdracht coördineert en ondersteunt de implementatie door leveranciers en zorgaanbieders in opdracht van VWS. Sectoren, regio’s, VZVZ en Nictiz hebben daarbij allen een rol.
- Meerjarenagenda ICT-portfolio zorg vertaald naar sectorale ontwikkelkalenders/vraagarticulatie. Afspraak is om in andere gegevensuitwisselingen geen eigen medicatie-zibs op te nemen maar te verwijzen naar de interactie van Medicatieproces 9.
- VWS levert een beleidsvisie op t.a.v. gegevensbescherming incl. toestemmingsopties.
Dit is inclusief de opties om toestemming voor delen van medicatiegegevens te vergemakkelijken. Vanuit het programma Medicatieoverdracht wordt gemonitord of en wanneer gebruik gemaakt kan/moet worden van de voorzieningen die ontstaan. Denk aan Toekomstbestendig UZI en Mitz.