Robert Hardholt, directeur ChipSoft, Samir El Abdouni, apotheker en onderzoeker bij het Erasmus MC, en Sophie Engelkes, adviseur bij het programma Medicatieoverdracht en projectleider gebruikerseisen, vertellen erover.
Een vertegenwoordiging van zorgverleners en projectleiders uit 9 verschillende zorgsectoren en de sector patiënt en cliënt hebben in kernteams afspraken gemaakt over medicatieoverdracht. Deze afspraken geven aan hoe samen wordt gewerkt in de keten en geven een verdieping van de standaard naar het zorgproces. Sommige besluiten vragen ook technische ondersteuning door het softwaresysteem. Deze zijn doorvertaald naar gebruikerseisen.
Softwareleveranciers en zorgverleners hebben de gebruikerseisen verder uitgewerkt onder begeleiding van het programma Medicatieoverdracht. Sophie Engelkes: “In twaalf sessies spraken tien softwareleveranciers, waaronder een PGO-leverancier, zorgprofessionals van de verschillende deelnemende sectoren en een projectleider patiënt en cliënt over de gebruikerseisen. De sectoren die niet deelnamen aan de gesprekken konden de uitgebreide notulen lezen en hierop reageren. Zo hebben uiteindelijk alle zorgsectoren de mogelijkheid gehad om mee te denken in het proces.”
“Elkaars taal begrijpen bij formuleren gebruikerseisen medicatieoverdracht”
Samen erover praten levert veel op
Robert Hardholt van ChipSoft: “Leveranciers zijn goed in het bouwen van software, zorgaanbieders zijn goed in de zorg voor de patiënt. Eenieder heeft z’n eigen vaardigheden en bekijkt de gebruikerseisen vanuit zijn perspectief. Samen erover praten levert veel op. Dan leer je elkaars taal te begrijpen. Er was bijvoorbeeld een discussie over de gebruikerseis ‘start en stop berichten’.
Altijd als een voorschrijver een mutatie van lopende medicatie doet moet hij een stop én een start bericht geven. De huisarts geeft bijvoorbeeld een ‘stop bericht’ dat de patiënt moet stoppen met 1 maal daags inname van een medicijn en een ‘start bericht’ dat de patiënt 2 maal daags zijn medicijnen moet gaan nemen. Dat lijkt één handeling, maar in de software moeten twee handelingen ingebouwd worden, namelijk een ‘stop bericht’ en een ‘start bericht’. Daar waren veel discussies over om dit helder te krijgen, omdat je als zorgverleners en softwareleveranciers een andere taal spreekt.”
Wat makkelijk lijkt, blijkt soms lastig
Samir El Abdouni, apotheker en onderzoeker bij het Erasmus MC: “Door in gesprek te gaan met elkaar merk je dat iets wat makkelijk lijkt lastig blijkt of niet goed in te bouwen is in de software. Soms heeft dit ook juist niet geleid tot een gebruikerseis. Bijvoorbeeld het auteurschap bij medicatie tijdens opname en ontslag.
Het kan zijn dat een geneesmiddel tijdelijk vervangen wordt omdat het oorspronkelijke middel op dat moment niet op voorraad is. Als een patiënt ontslagen wordt uit het ziekenhuis willen we wel dat het oorspronkelijke geneesmiddel wordt voortgezet en dan ook het liefste op naam van de oorspronkelijke voorschrijver. Maar als een andere voorschrijver de patiënt uit het ziekenhuis het oorspronkelijke geneesmiddel voortzet, en een nieuwe medicatieafspraak maakt , komt deze op diens naam te staan. Niet de naam van de oorspronkelijke voorschrijver.
Voor de Kickstart hebben wij met elkaar afgesproken dat bij ontslag, de zorgverlener een kenmerk meegeeft in de medicatieafspraak. Zo weet de oorspronkelijke voorschrijver dat het gaat om het voortzetten van diens beleid. Dat is een extra administratieve handeling die uitgevoerd moet worden. In de Kickstart wordt dit beproefd en gaan we dit kwantificeren; hoe vaak denken wij dat dit gaat voorkomen en wat is de impact? Dan kunnen zien hoe werkbaar de oplossing is. Tegelijkertijd streven wij nog altijd naar een oplossing waarbij geen extra handelingen vereist zijn.”
Zo veel mogelijk eenzelfde gebruikersinterface
Samir El Abdouni: “Waar ik heel blij mee ben is dat we met elkaar overeenstemming hebben dat we toewerken naar een eenduidig medicatieoverzicht. Met eenzelfde terminologie en een gebruikersinterface die zo veel mogelijk op elkaar lijken. Daardoor wordt het informatiesysteem duidelijker voor elke zorgverlener in de keten en is de kans op fouten kleiner wanneer je met een ander systeem moet werken. Softwareleveranciers brachten terecht in dat hun gebruikers verschillende schermgroottes gebruiken en dat helemaal hetzelfde niet gaat lukken. Toen zijn we op een compromis uitgekomen. Soms moet je water bij de wijn doen om toe te werken naar een systeem dat werkt voor iedereen over al die muren heen. Dit moeten we voortzetten en als het kan nog beter doen.”
Robert Hardholt: “Er is een bruikbaar document met gebruikerseisen uitgekomen. Na het inbouwen van de gebruikerseisen worden deze in een testfase van de Kickstart nog voorgelegd aan gebruikersgroepen. De feedback van die groepen wordt weer verwerkt in de software.”
Eind vorig jaar zijn alle gebruikerseisen geformuleerd. De gebruikerseisen worden getoetst in de Kickstart.
Deze partijen formuleerden de gebruikerseisen onder begeleiding van het programma Medicatieoverdracht:
- softwareleveranciers ASolutions Healthcare, CGM, SmartMed, HI-Systems, Promedico, Enovation Boomerweb, CareConnections, ChipSoft, FarMedvisie;
- PGO-leverancier Zorgdoc;
- meerdere zorgverleners van Openbare Farmacie, Huisartsenzorg, Medisch Specialistische Zorg, Trombosezorg, VVT en V&VN (toedieners uit verschillende sectoren);
- sectorprojectleiders Huisartsenzorg, Medisch Specialistische Zorg, VVT, Openbare Farmacie, Trombosezorg, V&VN; de overige sectoren lazen mee met de uitgebreide notulen;
- projectleiders Patiënt & Cliënt.
Besluiten kernteams
In kernteams hebben zorgverleners afspraken gemaakt over beleid, verantwoordelijkheden, het zorgproces en eenheid van taal in terminologie. Veel van de besluiten van de kernteams hebben invloed op het zorgproces en bevatten werkproceseisen. De besluiten kunnen ook technische ondersteuning vragen van het informatiesysteem; dit zijn de gebruikerseisen.